Från gnista till protoyp: AI som stöd i onboardingprocessen

HR-rollen står inför spännande förändringar i takt med att generativ AI gör sitt intåg på arbetsplatsen. Ibland räcker det med en enkel idé för att tända gnistan till något större. I det här reportaget får du följa en sådan tanke, om en AI-agent som stöttar chefer och nyanställda genom hela onboardingprocessen.

AI används idag på olika sätt som stöd i det dagliga arbetet inom många området. Inom HR används verktyg som AI-assistenten Svea för att effektivisera informationssökning och produktion av text. Men potentialen är mycket större än så. Nu börjar vi se idéer som vill utforska specifika processer på djupet.

AI-agent i introduktionsprocessen

En sådan idé kommer från Lotta Viggedal, samordnande HR-konsult i Mölndals stad. När Innovationsarenan kom i kontakt med Lotta hade hon en mängd tankar kring agentflöden och automatisering. Framförallt hade hon en idé om en AI-agent som följer chef och nyanställd medarbetare genom hela introduktionsprocessen, från signerat avtal till etablerad vardag, sex månader in i anställningen.

Det första vi ville veta var såklart hur idén föddes? Var kom gnistan ifrån?

”Jag har utforskat och arbetat en del med AI-tjänster och även läst om AI-agenter”, berättar Lotta Viggedal. ”Jag började fundera på hur vi kunde skapa enkla flöden att testa utan att hantera känsliga data. Onboardingprocessen kändes som ett naturligt område, där det både finns behov och potential.”

Lotta berättar att man i anställningsprocessen idag styrs mycket av befintliga system, men att hon såg en möjlighet att skapa en mer ihållande kontakt med nyanställda.

”Det är något som både kan bidra till att behålla och attrahera medarbetare”, säger Lotta.

Engagemang och stöd

På frågan om vilka funktioner en AI-agent skulle kunna ha i den här processen berättar Lotta om det tomrum som ofta uppstår i början av en anställningsprocess.

”Det finns ofta ett vakuum mellan signerat avtal och första arbetsdag”, säger Lotta. ”En AI-agent skulle kunna hålla engagemanget levande och ge både medarbetare och chefer bättre stöd genom introduktionen. Informationen kan bli mer tillgänglig och spridas i rätt tid, vilket gör att viktiga delar inte missas.
En agent kan också bidra till att avlasta chefen i introduktionsprocessen, som idag ofta blir en mellanhand för att förmedla information. Genom att ge medarbetaren en mer direkt tillgång till relevant stöd och vägledning kan agenten effektivisera flödet av information. Eftersom onboarding involverar många olika parter kan agenten fungera som ett nav, något som samordnar och strukturerar processen på ett mer tillgängligt och enhetligt sätt. Vi vill ju också utforska om det är möjligt att koppla ihop agenten med befintliga system, för att få ett så smidigt flöde som möjligt.”

Dags att utforska potentialen

Innovationsarenan inleder nu, tillsammans med Lotta och hennes kollegor, ett snabbt arbete för att utforska hur en AI-agent skulle kunna fungera i det praktiska onboardingarbetet. Genom att kartlägga introduktionsflödet och bygga en första prototyp hoppas vi kunna testa agenten i en verklig miljö och se hur den upplevs, både av chefer och medarbetare.

Finns det vinster? Kanske. Kanske inte. Det är just det vi vill ta reda på genom att våga testa, utvärdera och lära. Det handlar inte om att ersätta HR eller befintliga system, utan om att undersöka hur digitala medarbetare kan komplettera och stärka introduktionen. Fortsättning följer…