Dags att vårstäda vår data inför digital clean up day!

19 mars 2026 | Christina Thordén och Martine Roshauw

Förra veckan skrev vi om skillnaden mellan statisk verksamhetsdata och löpande verksamhetsdata. Den här veckan fokuserar vi på den statiska data och framför allt på vikten av att ha ordning och reda i den.

När information är strukturerad, aktuell och lätt att hitta blir den också betydligt mer användbar. Det är en förutsättning för att kunna dra nytta av nya möjligheter, som AI-assistenter och RAG-baserade lösningar (där en språkmodell kan söka i organisationens egna dokument och använda dem för att ge mer träffsäkra svar), så att organisationens egen kunskap kan användas för att snabbt ge rätt svar till rätt person. Kort sagt: ju bättre ordning vi har på vår data, desto enklare blir det att faktiskt använda den. Det är även där vår lägst hängande frukten finns för att komma igång med AI assistenter och frigöra tid i verksamheterna.

Inte för att vi ska slänga allt. Offentlig sektor har lagkrav, arkivkrav och ansvar. Men vi behöver bli bättre på att strukturera, äga och gallra vår data. Så för att fira digital clean up day, som i år går av stapeln den 21 mars så låt oss börja vårstädningen!

Och kanske är det dags att tänka lite som Marie Kondo när vi gör det. ”Does it spark joy?!” Frågan är inte bara vad vi kan spara utan vad som faktiskt skapar värde i verksamheten.

Skapar den här informationen värde för verksamheten?

Om svaret är ja – ta hand om den.
Om svaret är nej – då är det dags att gallra.
Och där kan arbetet börja.

Vad vinner vi på att städa vår data?

När data är strukturerad, aktuell och tydligt organiserad öppnar sig helt nya möjligheter i verksamheten. Plötsligt blir information inte bara något vi lagrar utan något vi faktiskt kan använda. När den också kopplas ihop med nya digitala verktyg och användas på sätt som tidigare varit svåra eller tidskrävande. Nu kan det gå på sekunder att få fram den informationen som man behöver.

Till exempel kan vi:

Skapa AI-assistenter som kan svara på frågor från medarbetare och snabbt guida dem till rätt riktlinjer, processer eller instruktioner.
Göra organisationens kunskap mer sökbar, så att rätt information går att hitta utan att behöva fråga runt eller leta i flera olika system.
Underlätta introduktion av nya medarbetare, som snabbare kan orientera sig i verksamhetens arbetssätt och regelverk.

Om datan är rörig, föråldrad eller finns i onödigt många upplagor riskerar även de mest avancerade digitala lösningarna att ge fel svar. Det är därför datastädning inte bara handlar om ordning och reda i mappar och dokumentbibliotek ”för sakens skull” utan för vi vill på ett effektivt sätt kunna dra nytta av vår information.

– När jag är ute i kommuner och börjar titta i deras statiska verksamhetsdata hamnar vi ofta i samma situation: vi öppnar några mappar och inser ganska snabbt att det är rätt rörigt. Det är inte för att man inte bryr sig – ofta har informationen bara vuxit fram under många år. Men när man ser omfattningen blir många lite handfallna inför var man egentligen ska börja rensa.
Johan Kivi

Börja enkelt: tips för att städa statisk verksamhetshetsdata

Att städa data behöver inte vara ett stort digitaliseringsprojekt. Det kan börja ganska praktiskt.

Börja där ni står
Börja med de mappar och dokumentbibliotek som används mest. Där finns ofta både den viktigaste informationen och de största problemen, och där märks förbättringar snabbast.
Identifiera ägarskap
Vem ansvarar för informationen? Utse tydliga informationsägare som kan vara med och avgöra om informationen är relevant och uppdaterad.
Identifiera dubbletter
Samma dokument i flera versioner skapar osäkerhet. Försök hitta en tydlig plats där den aktuella versionen ska finnas.
Ställ tre enkla frågor
När ni går igenom information kan tre frågor hjälpa:
• Är informationen aktuell?
• Behövs den fortfarande?
• Vem använder den?
Gallra, men dokumentera
Allt behöver inte ligga kvar i arbetsytor. Flytta sådant som ska sparas till rätt arkiv och gallra sådant som inte längre behövs.
Se över mappstrukturen
Mappstrukturer blir ofta mer komplexa över tid. Färre och tydligare mappar gör det enklare att både spara och hitta information

Hur gör man rent tekniskt?

När organisationer börjar städa sin data uppstår ofta samma frågor: Ska man skapa nya mappar eller börja i befintliga?

Det finns inget universellt svar, men tre vanliga strategier är:

Städa i befintlig struktur
Passar när strukturen i grunden fungerar.
Skapa en ny struktur och flytta över det som behövs
Bra när strukturen blivit för komplex.
Kombinera båda
Skapa en ny struktur framåt och låt äldre material ligga kvar men gallras successivt.

När ni har städat er statiska verksamhetsdata, oavsett vilken strategi ni har använt, så är det viktigt att tänka på följande för att få till en långsiktig förvaltning:

ha tydliga ägare
använda versionshantering
bestämma principer för gallring

I nästa nyhetsbrev kommer vi att resonera kring hur vi ska organisera oss när vi städar och planerar framåt. Vem eller vilka är det som behöver vara med i arbetet?

Om krönikan

Det här är en resonerande text och åsikterna som uttrycks är krönikörernas egna.

Martine Roshauw
Projektledare
Göteborgsregionens Innovationsarena
martine.roshauw@goteborgsregionen.se

Christina Thordén
Projektledare
Göteborgsregionens Innovationsarena
christina.thorden@goteborgsregionen.se