Julspecial: tips, tricks och hacks

Innovationsarenans medarbetare har letat fram de allra finaste julkulorna på temat ”så här gör jag”. Här berättar de om sina bästa AI-verktyg, tips och tricks för att få arbetsvardagen att funka. Nåt att hänga i granen, med andra ord!

Smart device som sparar tid

Sedan ett par veckor har jag använt mig av Plaud Note Pro för att dokumentera och sammanställa mina möten. Plaud har ett par olika prylar, små och nätta som ett kreditkort, som alla gör samma sak. De spelar in möten och konversationer, laddar upp dem till molnet (GDPR-säkert) och transkriberar dem. Därefter analyserar de transkriberingen och tar fram en sammanfattning utifrån vilken typ av möte det var. Allt jag behöver göra, om jag vill, är att lägga in namnet på mötesdeltagarna efter varje inspelning. Sammanfattningen är klar på några minuter.

Jag har dessutom en automatisk koppling till min Onenote så efter varje möte ligger en prydlig sammanfattning av mötet sparad där med färdig att-göra lista. (Om man vill kan man få mötessammanfattningen mailad till sig, men vem vill ha fler mail?) – Dessutom, som grädde på moset finns i appen på telefonen och i webbapplikationen en “chatbot” där jag kan “chatta med mitt möte” (eller alla mina möten!) och ställa frågor om vad vi diskuterade. Har jag ett speciellt format som jag vill ha på min sammanställning så anger jag bara det och vips så är det klart!

Låter det för bra för att vara sant? – Det är det nästan. Jag gjort lite tester och jämfört transkriberingar och sammanställningar med andra verktyg och hittills är det inget som slår Plaud. Den funkar bra både på digitala möten och fysiska. – Är det dyrt? – Själva prylen ligger runt 2000 kr och då ingår fem timmars transkribering i månaden. Vill man ha obegränsat med transkribering kostar det ungefär lika mycket varje år. Jag märker redan hur mina mötesrutiner börjar förändras, men fortfarande lite för tidigt för en fullständig utvärdering. Hör gärna av dig om du provat och dela dina erfarenheter!

/ Anders Pettersson, processledare

AI i medarbetarsamtalet

Såhär i december är det säkert många med mig som håller i medarbetarsamtal och får möjligheten att kika i backspegeln och summera året. Vilka lärdomar som uppstod, vad var svårt och vad får vi gåshud av? Extra glad blir jag då att jag sedan förra årets samtal har med i alla mina medarbetares mål- och uppdragshandlingar (det heter säkert annorlunda hos er, men dokument av något slag som siktar mot nästa år) som ett personligt mål utforska hur AI kan nyttjas i just din roll och dina arbetsuppgifter och ditt lärande.

För vi vet ju det – att det vi frågar efter, det är ju just det som händer. Så det gäller att stoppa in den här typen av mål i våra befintliga strukturer som vi har för uppföljning. Gör du som chef samma?

/ Sofia Larsson, verksamhetschef

Transkribera dina tankar

Här kommer ett litet jultips från mig för dig som ännu inte testat att använda generativa AI-tjänster med rösten. Ibland kan det ju vara lite klurigt att få fingrarna att skriva de där tankarna som snurrar i huvudet och den berömda skrivkrampen infinner sig! Som skrivandets Grinchen. Testa då att klicka i gång inspelningsläget i ChatGPT (eller annan tjänst, funkar toppen nu i SVEA också).

Obs, jag menar alltså inte röstläget där du kommunicerar med din assistent, utan endast en inspelning, där du kan ösa ur dig allt du tänker på kring det du ska få ner i text. Babbla på, pausa, fundera, babbla vidare, drick en glögg och prata sen lite till innan du avslutar och skickar in din ljudinspelning. (Det funkar såklart även bra med assistentläget, men risk kan då finnas att chattisen avbryter dig, inte låter dig pausa dina tankar eller ställer massa frågor som du inte vill ha.)

Sen är det bara att vänta medan dina inspelade tankar blir till text på skärmen. Nu kan du säga till chattisen att, utan att skriva för mycket egna ”tankar”, strukturera upp din text bättre. Kanske ge den lite mer kontext kring vad det är du vill få fram. På så sätt lämnar du inte över hela skrivandet till tjänsten, utan får lite hjälp på traven. För mig är detta ett toppenbra sätt att få ur mig det jag tänker på och sedan enkelt och snabbt strukturera upp, ändra och bearbeta texten precis som jag vill.

/ Henrik Krantz, utvecklingsledare

Snabblär med NotebookLM

För att snabbt sätta sig in i och lära sig om ett nytt område eller ämne, rekommenderar jag att göra anteckningsböcker i NotebookLM. När du laddat upp underlag i tjänsten kan du enkelt be om sammanfattningar, utvecklingar eller resonemang från olika vinklar. Hela tiden med möjlighet att kontrollera ursprungskällan – så du kan vara säker på att svaren stämmer.

Om du inte själv har underlaget som krävs, kan du beskriva vad du söker och NotebookLM ger förslag på dokument som du kan använda. Alternativt så använder du någon annan favorittjänst för att identifiera bra källmaterial. Det går att skapa anteckningsböcker med filer, kopierad text och länkar. I studio-delen går att generera färdiga rapporten av underlaget eller att lyssna på som ljudfil. Anteckningsböckerna kan också delas, vilket underlättar samarbete.

En bubblare är att kika under fliken ”utvalda anteckningsböcker” – där går att ta del av andras spännande sammanställningar exempelvis ”hemligheterna bakom super agers”.

/ Stina Bergman Lindskog, projektledare

Perspektivgivande tankehattar

En GPT jag ofta använder när jag vill få tydliga och mångsidiga perspektiv på ett förslag eller en idé är en jag själv byggt i ChatGPT, som jag kallar Perspektivgivaren. Det är en GPT som utgår från Edward de Bonos modell Six Thinking Hats för att belysa en fråga ur flera vinklar. När du ställer en fråga analyserar Perspektivgivaren den och ger ett strukturerat svar där varje “hatt” representerar ett eget tankesätt:

• Vit hatt: Fakta, data och neutrala observationer
• Röd hatt: Känslor, intuitioner och spontana reaktioner
• Svart hatt: Risker, svagheter och kritiska aspekter
• Gul hatt: Möjligheter, fördelar och positiva effekter
• Grön hatt: Kreativa idéer, nya angreppssätt och alternativ
• Blå hatt: Helikopterperspektiv, sammanfattning och ordning i tänkandet

GPT:n svarar på semi-formell, tydlig svenska, och ger utförliga resonemang. När inget annat anges presenterar den automatiskt alla hattars perspektiv. Den föreslår även relevanta följdfrågor eller hur du kan gå vidare i samtalet.

/ Patrick Gruczkun, utbildningsledare

Rör inte min processkompis!

Här kommer ett tips från mig till dig som också gillar att se världen i processform. Oavsett om det handlar om att genomföra ett projekt, ta fram en utbildning eller dyka in i ett helt nytt område (typ bygga en AI-assistent från grunden) så brukar jag vilja förstå vad som ska göras, hur vi ska göra det och var vi står just nu. För att få till den där gemensamma bilden använder jag ofta generativa AI-tjänster som en sorts “processkompis”.

Ibland börjar jag med att själv skissa upp en process, antingen via en bild eller i text. Det kan vara allt från ett första stapplande flöde till en detaljerad karta. Sen ber jag SVEA, ChatGPT eller någon annan tjänst att ge feedback. Jag brukar beskriva syftet, målgruppen och vilken nivå av detaljer jag vill åt. Tjänsten kan då upptäcka luckor, föreslå alternativa steg eller lyfta perspektiv jag själv inte tänkt på. Det blir lite som att bjuda in en extra kollega i rummet som inte är hemmablind.

Andra gånger vänder jag på det helt. När jag bara har en vag känsla av vart jag vill, ber jag AI:n att ta fram ett första förslag på en process. Inte för att det ska bli det slutgiltiga svaret utan tvärtom. Det är bara ett sätt att få något framför mig som jag kan reagera på, ändra, stryka eller bygga vidare från. För mig fungerar detta som en kreativ genväg in i arbetet, särskilt när jag ska starta något nytt och behöver se helheten innan jag går in i detaljer.

/ Christina Thordén, förbundsstrateg digitalisering

Smidig visualisering

Här kommer ett mysigt litet verktygstips, napkin.ai. Med denna tjänst kan du snabbt och enkelt skapa visualiseringar av dina texter/material. Skapa flödesscheman, diagram och så vidare bara genom ett litet klick. Sedan kan du själv ändra färger, storlekar på objekten, font med mera innan du exporterar dina visualisering till pdf, ppt eller bildformat. Snabbt, smidigt och enkelt.

/ Henrik Krantz, utvecklingsledare

Effektivisera tråkiga processer

På jobbet hade vi en tråkig uppgift med att manuellt producera adressetiketter för brev och post. Underlaget bestod av två separata dokument: ett med 56 kommunadresser och ett med deltagarlistor där endast namn och kommuntillhörighet fanns angivet. För att effektivisera processen utvecklade jag, via VibeCoding, ett verktyg som använder kommunadresserna som kunskapsbas. När deltagarlistan laddas upp matchar verktyget automatiskt varje deltagare med korrekt kommunadress och genererar färdiga etikettblad i PDF-format, med 24 etiketter per sida som exakt motsvarar våra förtryckta adressetikettblad. Detta har ersatt ett tidskrävande manuellt arbete med en snabb och tillförlitlig automatiserad process.